出所：日通NECロジスティクス株式会社様ご提供

じょぶたんユーザー

日通NECロジスティクス株式会社
グローバル事業統括本部　国際事業部　事業開発部
濱田康祐マネージャー
遠藤香織エキスパート

日通NECロジスティクス株式会社では、国際輸送業務を可視化し、業務の改善に取り組むために、じょぶたんを導入しました。キーパーソンであるグローバル事業統括本部　国際事業部　事業開発部　濱田康祐マネージャー　遠藤香織エキスパートにお話を伺いました。（以下、敬称略。聞き手：ＮＸ総研）

じょぶたん導入の背景

ＮＸ総研

なぜ、じょぶたんを導入されたいと、思いましたか？

日通NEC
ロジ

背景として、以前から、ある特定事務業務の負荷が高く、改善の必要性を感じておりました。そのような中でじょぶたんを紹介して頂く機会がありました。
紹介頂いた結果、国際輸送業務全般を計測する方がより改善効果が大きいと考え、事業部全体での導入としました。

現状業務の概要および課題

ＮＸ総研

現状の業務の概要、じょぶたんで測定した業務について、教えてください。

日通NEC
ロジ

当社の国際事業部では、主要な業務として、国際輸送、荷主代行、通関業務を行っております。
今回、じょぶたんを用いて、マネージャー職以下を対象とし、国際輸送業務全般を計測しました。

ＮＸ総研

現状の課題について、教えてください。

日通NEC
ロジ

現在、社員全員で営業活動に取り組む方針を掲げておりますが、個々の活動状況は分かっていても、事業部全体として営業活動にどの程度時間を費やすことが出来ているかが把握出来ていないことが課題でした。
また、管理職が実務作業に追われてしまい、本来やるべき管理業務に十分な時間を掛けられていないことも課題と捉えていました。
現状の活動状況が把握されていない中ではタイムマネジメントの実践が困難であると感じており、現状を数値化して捉える必要性がありました。

「じょぶたん」導入後の業務の概要（数値管理、見える化等）

ＮＸ総研

じょぶたんの導入により、どのような数値管理または見える化が実現できましたか？

日通NEC
ロジ

測定前は各個人における業務時間の使い方が把握出来ておりませんでしたが、じょぶたんで測定したデータにより、時間配分が明らかになりました。
グループ単位の時間配分も捉えることが出来き、グループごとの工数的な特徴が明らかになりました。
今回、顧客単位、業務単位で細かく計測ができたので、様々な切り口で分析結果が得られたことが良かったです。
また、じょぶたんの測定結果から、業務に合わせて、休憩時間をずらしたり、交代制で休憩を取得する必要がある場合でも、適正に休憩時間を取得していることが確認できました。工数管理だけでなく、労務管理ツールとしても活用できることがわかりました。

ＮＸ総研

じょぶたん測定結果を社内で活用する方法について、教えてください。

日通NEC
ロジ

じょぶたんの測定結果を各グループで分析して、改善活動を進めております。特に数値で把握できたことにより、より具体的な改善策に繋がったと感じております。

ＮＸ総研

じょぶたんの測定項目の設定は大変でしたか？

日通NEC
ロジ

今回の測定では顧客別や業務別で細かく設定したかったので、項目数が多くなりすぎるという課題がありました。そこでNX総研さんのアドバイスで、スマホ画面を設定する際に顧客別、業務別項目を配置した「個別画面」と、全員に共通する項目を配置した「共通画面」の２つを設定することにより、ボタン数を最小限に抑えることが出来ました。
じょぶたんの基本機能として、表示させる対象のページ、１画面におけるボタンの配置を変えられるため、自由に設定できるのもよかったです。ボタン配置は測定グループの要望に応じて設定したことで、じょぶたん計測時の負荷を減らせました。

ＮＸ総研

社内の測定者の意見として、じょぶたんを使った測定負荷に関する感想について、教えてください。

日通NEC
ロジ

15分間隔でスマホのボタンを押すじょぶたん測定の操作は、最初は操作回数が多く感じるという意見がありましたが、測定期間の後半には操作に慣れたこともあり、回数は気にならないという声もありました。
事前に操作方法の説明会を行いましたが、じょぶたんアプリの操作は簡単なので、端末の操作に関する問合せはほとんどありませんでした。

「じょぶたん」導入のメリット、成果

ＮＸ総研

じょぶたんを入れて、どのようなメリット、成果等が得られましたか。

日通NEC
ロジ

じょぶたんで数値化することにより、部員全員の課題や問題に対する意識が高まり、業務効率の向上に直結した取り組みを行う良い機会となりました。
それにより、管理職の本来あるべき管理業務時間を確保する、お客様との接点をさらに増やすなど、改善施策の取り組みに役に立っています。

ＮＸ総研

じょぶたん実績データは、具体的にどのように利用しましたか？

日通NEC
ロジ

じょぶたんデータは、簡単にCSVデータで出力できるので、測定後のデータ分析が簡単です。今回、TableauというBIツール（様々なデータを分析、見える化して、経営や業務に役立てるソフトウェア）を用いて、じょぶたんデータを可視化しました。例えば、グラフ1のように、全体業務割合、顧客別業務割合を可視化することができ、役職を問わず部内全員が共通認識を持つことが出来ました。いろいろな切り口から、じょぶたんデータを定量的に分析できたことは、とてもよかったです。
また、作業時間の分析をする際、じょぶたんサービスが提供するエクセルの分析ツールを用いると、データが簡単に加工できるので、必要な部分を切り出し、担当部門へ共有しやすい点も便利だと感じました。

グラフ１　全体業務割合、顧客別業務割合のイメージ。出所：日通NECロジスティクス(株)ご提供データより、ＮＸ総研作成

ＮＸ総研

じょぶたんを活用して、予想外にわかったことはありますか？

日通NEC
ロジ

作業負荷の個人間での差が想像以上に大きかったです。同じように見える業務でも、工数が掛かる業務は、担当者の習熟度が低い、顧客との調整事項が多い、などの理由が見えてきました。工数が数値化されたことにより業務負荷を分散するための有効な対策が打てるようになりました。
またこれまで小口顧客を複数抱える担当者の業務の日次や週次での負荷がわかりにくかったのですが、今回じょぶたんを活用することで、負荷を捉えることができたと感じています。

ＮＸ総研

じょぶたんの結果を踏まえて、経営者の評価はどうでしたか

日通NEC
ロジ

じょぶたんの分析結果は、当社役員から反響が非常に大きく、立ち止まって業務を見直す良い機会になったと評価を頂きました。役員から実務担当者まで、業務の全体像を同じ指標で捉えることができたので、今後の社内での活動の指針としても利用していきたいと考えています。

ＮＸ総研

本日は貴重なお時間とご意見をたまわり、誠に有難うございました。